Votre base de données (BDD) est en pagaille ? Vous n’êtes pas à l’aise avec Excel ou ne savez pas par quel bout prendre votre base pour nous la confier nettoyée avant intégration sur votre espace Mapado Pro ? Nous vous proposons quelques manipulations simples qui vont rapidement clarifier vos entrées.

Supprimer les colonnes ou lignes inutiles

Excel a horreur du vide! Commencez par supprimer les lignes, les colonnes vides ou stylisées (comprenez ici des colonnes pour faire “joli” la grise G ci-dessous ou les espaces vides)

Puis certains champs (comprenez en-têtes de colonnes) n’auront aucune utilité dans votre import Mapado comme une colonne de numéros de téléphone-fax !

Inspecter facilement sa base de données grâce au filtrage automatique

Avec votre souris, sélectionnez la ligne 1 intégralement -> dans le menu DONNÉES choisissez « CRÉER UN FILTRE» et si demandé, un filtre automatique.

Chaque colonne peut être nettoyée très facilement ainsi, vous pouvez vérifier si certaines lignes sont inutiles.

Exemples :

• toutes les lignes qui n’ont pas d’adresse email ;
• ou un simple nom ;
• ou les fiches qui n’ont pas servi depuis 10 ans par exemple

Nettoyer vos colonnes pour qu'elle ne comporte plus qu'un seul type d'information

Il est important qu’il n’y ait qu’une information par colonne, exemple votre colonne Nom A a des entrées de type “Monsieur Dupont André”. Il est conseillé de séparer les entrées dans trois colonnes pour obtenir ce résultat final.

1. Fractionner du texte en plusieurs colonnes à l’aide de l’Assistant Conversion
2. Avancé : Fractionner du texte en plusieurs colonnes en utilisant des fonctions

Conseils pour un nettoyage avancé : faites la chasse aux doublons et uniformisez les entrées

Vous pouvez avoir dans votre base de données plusieurs manières d’écrire les villes, cela va vous déranger plus tard quand vous souhaiterez filtrer tous les spectateurs d’une ville

Exemple des entrées que l’on peut trouver dans un tableur : LYON, lyon, Lyon, Ly, LyOn

Modifier la “casse” du texte

À l’aide d’une ou de plusieurs des fonctions, vous pouvez convertir le texte en minuscules ou en majuscules

1. Fonction MAJUSCULE : exemple pour les noms de famille ou les noms de ville
2. Fonction MINUSCULE: exemple pour les adresses de messagerie
3. Fonction NOM PROPER : mettre la première lettre d’un prénom en majuscule