En rejoignant Mapado vous avez la possibilité d'importer votre fichier de contacts (individuels ou organisations) ainsi que l'historique d'achat.

L'import de ces données de contact et d'historique passe par la mise en forme d'un fichier au format Excel.

S'appuyer sur un modèle pour comprendre et mettre en forme son fichier de contacts

Le fichier à télécharger ci-dessous vous donner un exemple de structure de fichier. Il va servir de base pour comprendre les mécaniques utilisées lors de l'import du fichier (type de champs, relations entre contacts et structures en particulier).

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Comprendre les données principales

Chaque ligne du fichier correspond à un contact unique avec les informations qui le caractérise : son nom, son prénom, son téléphone, son email, ...

Par défaut, les champs suivants sont pré-paramétrés dans votre contrat :

• Type de fiche (contact ou structure)
• Civilité (M., Mme)
• Type de structure
• Prénom
• Nom (nom de famille pour les contacts et nom pour les structures)
• Adresse postale (numéro de rue, type de rue, rue, complément d'adresse)
• Code postal
• Ville
• Pays
• Fonction (professionnelle)
• Email
• Téléphone
• Étiquettes (tags)
• Nom de la structure
• Optin newsletter (RGPD)
• Commentaire (un texte libre sans limite de caractères)

Précisions sur le type de fiche

Le type de fiche permet de dissocier les fiches contacts (individu) et les fiches structures (organisme, société, association, ...).

Les deux types sont distinguables dans l'interface par un visuel différent et seules les fiches structures permettent un rattachement de contacts (voir détail dans la suite de ce guide).

Précisions sur les champs Email et Téléphone

Un contact peut disposer d'autant d'adresses email et/ou de numéros de téléphone que vous le souhaitez. Il suffit pour cela que le fichier fourni comprenne une colonne pour chacun des emails (email personnel, email professionnel, ...) ou numéro de téléphone (téléphone perso, téléphone mobile, ...)

Précisions sur le champ Adresse postale

L'adresse est stockée dans le fichier client Mapado comme un champ unique multi-ligne. Cela permet de concilier la simplicité de saisie avec les recommandations de la Poste pour les envois postaux.

Vous pouvez documenter ce champ adresse soit sous forme d'une colonne par portion d'adresse ("adresse1", "adresse2", "adresse3"), soit d'un champ unique multiligne.

Précisions sur le champ étiquettes (tags)

Ce champ permet de stocker pour un seul contact plusieurs étiquettes permettant de le qualifier comme par exemple : abonné, école, établissement culturel, presse, ...

Si un contact dispose de plusieurs étiquettes, il suffit d'ajouter plusieurs colonne possédant le même nom, comme pour les champs email et téléphone.Comprendre et utiliser les Mots Clés des fiches contacts

Précisions sur le champ Optin newsletter (RGPD)

Mapado respecte la ⭐️ Respecter les lois de protection des données personnelles. Pour nous aider dans ce sens, vous pouvez indiquer dans votre fichier, en plus de l'information "abonné ou pas à la newsletter", la date de consentement ainsi que le message consenti (dans des colonnes complémentaires).

Si vous ne fournissez pas ces informations, nous vous laissons la responsabilité de gérer le consentement sur les contacts correspondants.

Précisions sur le champ ID_FICHE

Ce champ indique l'identifiant unique de la fiche contact. Celui-ci n'est indispensable que si vous souhaitez rattacher des contacts à des fiches structure ou rattacher à un contact son historique d'achat (voir plus bas pour les explications).

Ajouter des champs supplémentaires

Libre à vous d'ajouter d'autres champs que ceux décrits ci-dessus. Il suffit pour cela de les ajouter dans le paramétrage de votre fichier contact. Ceux-ci peuvent être d'un des types suivants :

• Texte simple
• Texte multi-ligne
• Liste déroulante de choix fixe
• Liste déroulante de choix dynamique (possibilité d'ajouter des nouveaux choix lors de la création de nouvelles fiches)
• Liste déroulante multi-choix (similaire au champ étiquettes décrit plus haut)
• Case à cocher

Rattacher des fiches contacts à des fiches structures

Les fiches contact peuvent être rattachés aux fiches structures. Pour décrire ce rattachement, il faut documenter dans votre fichier 3 colonnes :

• Le type de fiche ("contact" ou "structure") afin de les distinguer
• L'identifiant de la structure (un numéro unique identifiant la structure) : ID_FICHE dans notre fichier d'exemple
• Pour chaque contact attaché à une structure, l'identifiant de la structure correspondante : ID_PARENT dans notre fichier d'exemple (correspondant à l'identifiant d'une fiche (ID_FICHE) présente dans le fichier)

Importer l'historique de participation aux événements

En complément des contacts, il est également possible d'importer l'historique de participation des contacts à vos événements.

Pour cela, il faudra que chaque contact dispose d'un identifiant unique (ID_FICHE dans notre fichier modèle). Cet identifiant permet de relier le contact ou la structure à l'ensemble des événements auquel il/elle a participé.

Dans ce cas, le fichier Excel doit contenir, en plus de l'onglet principal contenant les contacts, un second onglet pouvant contenir tout ou partie des colonnes suivantes :

• Identifiant unique du contact (ID_FICHE)
• Nom de l'événement
• Tarif de l'événement
• Date d'achat
• Date de l'événement
• Offre éventuelle appliquée à l'achat

Comment vont apparaitre vos contacts dans Mapado ?

Vous trouverez ci-dessous deux exemples de fiches contacts avec l'ensemble des champs complétés :

Fiche contact

Fiche structure

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• Nettoyer un fichier de contacts avant import dans Mapado