Découvrez dans cette procédure comment réaliser un report de places sur un événement en cours.

Réaliser un report

Pour réaliser un report, il vous faut tout d'abord retrouver la commande concernée puis vous rendre dans le contenu de celle-ci. Après avoir sélectionné les billets à reporter, une barre d'actions s'affiche au bas de votre écran. Vous pouvez alors cliquer sur "Reporter" :

Vous avez ensuite la possibilité de choisir pour quelle séance vous souhaitez que le(s) billet(s) soi(en)t reporté(s) :

Puis sur quel tarif :

Une nouvellecommande est alors créée pour regrouper les nouveaux billets issus du report. Les billets reportés dans la commande initiale sont eux annulés.

Les moyens de règlement utilisés lors du report

Pour les commandes qui ont été initialement passées au guichet, nous utilisons un moyen de paiement dédié aux reports (qui s'appelle "Report") qui permet un meilleur suivi des mouvements. Cela n'ajoute pas des mouvements positifs / négatifs sur vos moyens de paiement habituels, et évite aussi de devoir "découper" arbitrairement les moyens de paiements lorsque plusieurs moyens de paiement ont été utilisés lors du paiement initial. Une place initialement achetée au guichet et reportée fera apparaitre dans vos documents de suivi un décaissement et un encaissement du même montant sur le moyen de paiement "Report".

Exemple: Décaissement de 10, encaissement de 10, balance à 0.

On le voit notamment dans la liste des transactions (en négatif sur la commande qui contient les billets annulés, en positif sur la commande qui contient les nouveaux billets)

Pour les commandes passées en ligne (avec encaissement VADSMonext Retail Online (ex Payline) ), nous gardons en revanche le lien vers le moyen de paiement initial vous permettant si nécessaire de rembourser par la suite les places reportées directement par recrédit sur la carte utilisée lors du paiement initial. Ainsi une place initialement achetée en ligne et reportée fera apparaitre dans vos documents de suivi un décaissement et un encaissement du même montant sur le moyen de paiement "CB en ligne".

Exemple : Décaissement de 10, encaissement de 10, balance à 0.

Que faire en cas d'écart de prix ?

Le fonctionnement du report permet :

• De reporter plusieurs billets sur des tarifs différents dans la séance de destination.
• De reporter vers des places qui coûtent plus ou moins cher que le prix des places originales.

Après le report, lorsqu'il y a un écart entre le prix des billets initiaux et finaux, celui-ci se retrouve sur la nouvelle commande (celle qui contient les billets reportés) et il est alors possible d'en caisser/décaisser si les billets finaux étaient moins/plus chers que les initiaux.

Place initiale moins chère (Reste à percevoir)

On reporte le billet moins cher sur la séance de notre choix en sélectionnant le tarif plus cher. Cela créé un "Reste à percevoir".

Exemple : Commande d'un billet à 7 € que l'on souhaite reporter sur une autre séance et sur un billet à 10 €. On a donc un "Reste à percevoir" de 3 €.

On peut alors depuis la commande reportée (non pas la commande initiale) qui dispose de ce reste à percevoir,  cliquer sur "Encaisser" (au bas de votre écran). Le montant restant s'affiche automatiquement, vous pouvez ensuite sélectionner le moyen de paiement qui aura servi à régler ce montant.

Cette manipulation équilibrera votre commande ( +7+3 = +10 / -10 ).

Place initiale plus chère (Trop perçu)

On reporte le billet plus cher sur la séance de notre choix en sélectionnant le tarif moins cher. Cela créé un "Trop perçu".

Exemple : Commande d'un billet à 10€ que l'on souhaite reporter sur une autre séance et sur un billet à 7 €. On a donc un "Trop perçu" de 3 €. On peut alors depuis la commande reportée (non pas la commande initiale) qui dispose de ce "trop perçu"  cliquer sur "Décaisser". Le montant en trop perçu s'affiche automatiquement, vous pouvez ensuite sélectionner le moyen de paiement qui aura servi à rembourser ce montant.

Cette manipulation équilibrera votre commande ( +10-3 = +7 / -7 ).

Vous aurez alors une liste des transactions indiquant ces montants :

(cas d'une commande**où les billets initiaux valaient 5 €, les nouveaux billets valent 9 €, où le reste à percevoir de 4 € a été réglé en chèque vacances)

Frais de location

Pour rappel, voici un résumé de ce qu'il se passe lorsque vous reportez une commande :

• Les billets reportés sont annulés sur la commande originale
• Un décaissement du montant annulé est effectué à l'aide d'un moyen de paiement spécial "report"
• Une nouvelle commande est créée avec les billets ciblés
• Un encaissement de type "report" est effectué pour cette nouvelle commande, du même montant que le décaissement précédent (montant des billets originaux)
• S'il existe une différence de montant entre les billets originaux et le montant de la nouvelle commande, celle-ci fera apparaître un trop perçu ou un reste à percevoir

Comment cela se passe avec les frais de location ?

• Si la commande originale est une commande passée en ligne et que les montants vous sont versés directement via votre contrat VADS (contrat Mapado au forfait), la nouvelle commande créée sera elle aussi une commande de type "en ligne" (cela nous permet de re-créditer la carte du client directement en cas de remboursement ultérieur de la nouvelle commande). Ainsi, si vous avez paramétré des frais de location pour les commandes de type "vente en ligne", ils seront calculés et ajoutés au prix de la nouvelle commande
• Si la commande originale est une commande passée au guichet ou s'il s'agit d'une commande passée en ligne et que les montants dus vous sont versés à échéance (système historique de facturation Mapado - contactez-nous en cas de doute), la nouvelle commande sera de type "vente au guichet". Ainsi, si vous avez paramétré l'ajout de frais de location pour les commandes passées au guichet, ils seront calculés et ajoutés au prix de la nouvelle commande.