⭐️ Réaliser une réservation ou une vente au guichet
Vente au guichet
Ce parcours dédié à la vente au guichet sur Mapado vous permettra de connaître toutes les possibilités et astuces pour gagner du temps au quotidien.
🎥 Formation vidéo
--- 📖 Guide rédigé
Interface guichet
Le guichet de billetterie Mapado Pro est l’outil principal pour gérer les réservations et commandes, accessible via le volet Événements.
L’interface guichet se divise en deux colonnes :
- À gauche : Liste des événements ou spectacles.
- À droite : Liste des prochaines séances ou représentations (les 5 prochaines).
Pour rechercher un événement rapidement :
- Utilisez la barre de recherche en saisissant les premières lettres du titre de l'événement
- Filtrez les événements par statut : En cours / Passés, Clos
- Utiliser le calendrier en cliquant sur "Par date"
Ajouter des billets au panier
- Cliquez sur un événement pour accéder :
- Soit à la liste de ses différentes séances (si plusieurs sont programmées).
- Soit directement à la séance (si une seule est disponible).
Depuis une séance, vous arrivez par défaut sur la page de "Vente".
- Cliquez sur un tarif pour l’ajouter au panier.
- Ajustez la quantité de billets avec les boutons + et - (ou directement au clavier). À chaque ajout, le total (montant et nombre de places) est mis à jour en haut à droite dans le panier.
- Si vous souhaitez vendre depuis une réserve de places, sélectionnez le contingentconcerné avant d’ajouter les billets.
NOTE
ASTUCES :
Lorsque vous êtes sur une page de Vente, depuis le bouton "liste des séances" vous pouvez accéder à la liste de toutes les séances :
Vous pouvez également naviguer facilement entre les différentes séances de l'évènement à l'aide des petites flèches dédiées
À partir de 16 tarifs configurés sur la séance, vous pouvez utiliser le filtre "Groupe de tarifs" pour vous aider dans la recherche du tarif désiré :
Pour ajouter des billets d’une autre séance ou d'un autre événement :
- Retournez sur le volet Événements.
- Répétez cette manipulation pour les autres billets à ajouter.
Récapitulatif du panier
Dans le récapitulatif du panier, vous pouvez faire un certain nombre d'actions comme :
- Ajouter ou retirer des billets aux mêmes caractéristiques (tarif, contingent, offre, ...).
- Effectuer des actions pour chaque billet du panier, en sélectionnant le(s) billet(s) concerné(s). Après sélection, un menu d'action s'affiche en bas de page vous permettant :
- de personnaliser les billets
- d'ajuster le placement des billets
- de supprimer des billets
- de modifier les billets (le tarif, le contingent ou encore la séance)
- de scinder les billets
- Indiquer un code correspondant à une offre spéciale (plus d'infos ⭐️ Paramétrer les offres et abonnements) ou un bon d'achat (plus d'infos sur Paramétrer des bons cadeaux).
- Indiquer qui est l'acheteurvia le menu "Assigner à un contact". C'est une étape facultative (notamment le jour J si vous avez beaucoup de monde en caisse) mais recommandée et pratique pour retrouver vos commandes rapidement.
- Ajouter une note associée à la commande (par exemple précisé que vous l'envoyez par courrier).
- Ajouter des mots clés à la note. Par exemple indiqué mentionné s'il s'agit d'un abonné.
- Mettre la place de côté pour effectuer une réservation et quitter le panier.
- **Confirmer :**Vous serez alors envoyé sur l'écran des choix des modes de paiement.
- Ajouter d'autres billets à votre panier : Cela vous permet de retourner sur le volet Événements sans perdre votre panier.
NOTE
ASTUCES :
Lorsque des billets partagent les mêmes caractéristiques (même tarif et même contingent source), ils sont affichés groupés.
À partir du moment où une commande est confirmée :
Vous ne pouvez plus y ajouter de billets. Il vous faudra faire une nouvelle commande pour en ajouter d'autres.
Vous ne pouvez pas non plus supprimer de billets mais vous pourrez cependant en annuler, ce qui sera consigné comptablement.
Les billets deviendront valides et vous pourrez les imprimer / les envoyer par email.
Moyens de paiement
- Indique le montant total de la commande.
- Permet de choisir le moyen de paiement que va utiliser le spectateur.
- Permet de mettre en place un paiement fractionné. Si vous voulez utiliser plusieurs moyens de paiement, modifiez le montant indiqué en 1, puis cliquez sur le moyen de paiement en question (3 sur le schéma). Puis recommencez avec les autres moyens de paiement.
- À percevoir plus tard : Permet de confirmer une commande mais de la régler plus tard.
Une fois que le montant total aura été associé avec un moyen de paiement (qu'il soit précis ou "à percevoir plus tard"), vous arriverez à la page de confirmation de commande.
NOTE
ASTUCES :
Si le spectateur souhaite payer en Carte Bancaire, nous vous conseillons d'attendre que le terminal de paiement (TPE) vous confirme que le règlement est bien passé avant de cliquer sur le moyen de paiement : cela pour éviter de devoir annuler la transaction si le paiement est refusé.
Ainsi, quand vous arrivez sur cet écran de paiement, entrez le montant sur le terminal de paiement physique, tendez-le au spectateur qui entre sa CB et son code (ou paye sans contact). Une fois arrivé à l'écran de validation du paiement sur le terminal, retournez sur votre guichet pour indiquer le règlement en CB.
A noter qu'il vous est possible d'utiliser ce moyen de paiement pour traiter une commande passée par téléphone si vous disposez d'un TPE. Le participant devra alors vous communiquer oralement les numéros de sa carte bancaire que vous saisirez sur votre terminal de paiement.
Vous pourrez ainsi, une fois le règlement confirmé, sélectionner le moyen de paiement "Carte Bancaire" sur votre guichet Mapado.
Impression des billets
Sur ce même écran, vous pouvez choisir d'imprimer ou non les billets avant de finaliser l'encaissement de la commande :
Il vous suffit pour cela de cliquer sur la flèche en bout de ligne. La liste de vos imprimantes thermiques reliées à la Mapado Box s'affiche alors :
Vous pouvez ainsi choisir de ne pas imprimer les billets ou bien de les imprimer sur l'imprimante souhaitée.
Confirmation de commande
NOTE
ASTUCE
Si vous avez une imprimante à billet active (voir ci-dessus), vos billets sortent alors automatiquement et vous pouvez les remettre à l'acheteur.
Ce guide vous explique la démarche à suivre : Désactiver l'impression des billets lors d'une vente.
Après la validation de la commande, vous pouvez :
- Envoyer les billets au spectateur par email.
- Télécharger les billets et coupons au format PDF.
- Ajouter des notes sur les moyens de paiements utilisés.
- Il est aussi possible d'accéder au détail de la commande où vous pourrez revoir le contenu du panier mais aussi réaliser toutes les opérations post vente.
- Scanner les billets.
--- 🎥 Former vos équipes de vacataires
Voir tous les guides complémentaires dans la rubrique Vente au guichet.